Datenschutzerklärung – Audit-App „proISC@“

Präambel

Vielen Dank, dass Sie sich der Audit-App „proISC@®“ (nachfolgend „App“) mit Ihren Audits und Ihren persönlichen Daten anvertraut haben. Wir legen größten Wert auf den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre und möchten Ihnen nachfolgend unsere Praktiken in Bezug auf die Erhebung, Nutzung, den Schutz sowie Offenlegung Ihrer Daten, einschließlich aller personenbezogenen Daten, die wir in Verbindung mit unserer App sammeln und verarbeiten, erläutern. 

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als „Daten“ bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang im Rahmen der Bereitstellung unserer Applikation verarbeiten.

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Hinweis:

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für personenbezogene Daten, die wir als Dienstanbieter im Namen unserer Lizenznehmer verarbeiten. Unsere Datenverarbeitungsaktivitäten als Dienstleister werden durch unsere Datenschutzvereinbarung geregelt. Wenn Sie ein Endbenutzer vom Typ „Nutzer“ einer dieser Lizenznehmer sind, lesen Sie die Datenschutzerklärung der entsprechenden Organisation, und richten Sie Datenschutzanfragen an diese Organisation.

Stand: 02. Oktober 2026

Inhaltsübersicht

Verantwortliche

Geschäftsführerin: Sabrina Stephan

proISMS GmbH
Am Sandtorkai 77
20457 Hamburg

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(nachfolgend „proISMS“, „wir“ oder „uns“)

Bei Fragen zur Datenverarbeitung der App bzw. zur Ausübung Ihrer sog. Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:

E-Mail:     per E-Mail

Bezug von Applikationen über Appstores

Der Bezug unserer Applikation erfolgt über spezielle Online-Plattformen, die von anderen Dienstanbietern betrieben werden, an (so genannte „Appstores“). In diesem Zusammenhang gelten zusätzlich zu unseren Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise der jeweiligen Appstores. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die auf den Plattformen eingesetzten Verfahren zur Reichweitemessung und zum interessensbezogenen Marketing sowie etwaige Kostenpflicht.

  • Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie); Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
    Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber. Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
  • Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten. Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
  • Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung“.
  • Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Secure Sockets Layer (SSL) und Transport Layer Security (TLS) sind die Eckpfeiler der sicheren Datenübertragung im Internet. Diese Technologien verschlüsseln die Informationen, die zwischen der Website oder App und dem Browser des Nutzers (oder zwischen zwei Servern) übertragen werden, wodurch die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. TLS, als die weiterentwickelte und sicherere Version von SSL, gewährleistet, dass alle Datenübertragungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert. Dies dient als ein Indikator für die Nutzer, dass ihre Daten sicher und verschlüsselt übertragen werden.

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

proISMS setzt zur Realisierung der App Subdienstleister ein, z. B.

  • für das Hosting des sog. Backends sowie der Inhalte der App
  • für die Authentisierung sowie Authentifizierung an der App

Diese Subdienstleister handeln ausschließlich im Auftrag der proISMS und sind durch sog. Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO zur ausschließlich weisungsgebundenen Datenverarbeitung und zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Eine Weitergabe von Daten an andere Dritte erfolgt nicht.


Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

  • Bereitstellung Onlineangebot auf eigener/ dedizierter Serverhardware: Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir von uns betriebene Serverhardware sowie den damit verbundenen Speicherplatz, die Rechenkapazität und die Software; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
  • Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Zugriff auf unser Onlineangebot wird in Form von sogenannten „Server-Logfiles“ protokolliert. Zu den Serverlogfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören. Die Serverlogfiles können zum einen zu Sicherheitszwecken eingesetzt werden, z. B. um eine Überlastung der Server zu vermeiden (insbesondere im Fall von missbräuchlichen Angriffen, sogenannten DDoS-Attacken), und zum anderen, um die Auslastung der Server und ihre Stabilität sicherzustellen; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
  • IONOS: Bereitstellung und Verwaltung von Domains (Internetadressen), Webhosting (Speicherplatz für Webseiten), E-Mail-Diensten, SSL-Zertifikaten (Verschlüsselung der Datenübertragung), Cloud-Servern (virtuelle Rechnerressourcen) sowie Tools zur Webseiten- und Serveradministration; Dienstanbieter: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57 56410 Montabaur, Deutschland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://www.ionos.de; Datenschutzerklärung: https://www.ionos.de/datenschutzerklaerung. Auftragsverarbeitungsvertrag: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/allgemeine-informationen-zur-datenschutz-grundverordnung-dsgvo/vereinbarung-zur-auftragsverarbeitung-avv-mit-ionos-abschliessen/.
  • Supabase: Cloud-basierte Plattform, die Entwicklern eine Reihe von Tools zur Erstellung und Skalierung von Anwendungen bietet; zu den Funktionen gehören: Authentifizierung (sichere Möglichkeit, der Anwendung eine Authentifizierung hinzuzufügen, mit Unterstützung für mehrere Authentifizierungsanbieter, passwortlose Anmeldung, Anmeldung über soziale Netzwerke und Multi-Faktor-Authentifizierung), Echtzeit-Datenbank, APIs (Schnittstellen mit integrierter Unterstützung für Zugriffskontrolle, Filterung, Sortierung und Paginierung sowie serverlose Funktionen), Storage (Dateispeicherdienste in der Cloud mit Unterstützung für Objekt- und relationale Speicherung, Bildgrößenänderung und serverseitiges Rendering) und Analytics (Analysedienste zur Messung des Nutzerverhaltens und der Anwendungsnutzung mit Unterstützung für benutzerdefinierte Ereignisverfolgung, Kohortenanalyse und Nutzersegmentierung sowie Integration mit anderen Analyseplattformen); Dienstanbieter: Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://supabase.com/; Datenschutzerklärung: https://supabase.com/privacy; Auftragsverarbeitungsvertrag: https://supabase.com/legal/dpa. Grundlage Drittlandtransfers: Standardvertragsklauseln (https://supabase.com/legal/dpa).

Verarbeitung von Daten im Rahmen unserer Audit-App

Welche personenbezogenen Daten wir erfassen, hängt davon ab, wie Sie mit uns interagieren.

Interaktion als Lizenznehmer

Wenn Sie einen Software-Lizenzvertrag (nachfolgend „Lizenznehmer“) mit uns abgeschlossen haben, erstellen wir Ihnen einen initialen Nutzeraccount, um Ihnen mit Ihren Zugangsdaten (E-Mail, Passwort) den Zugang zu Ihrer App zu gewähren und diesen zu verwalten. Alle weiteren Nutzeraccounts innerhalb Ihrer Organisation können durch Sie selbst eingerichtet und verwaltet werden. Die Zugangsdaten der Nutzeraccounts verwenden wir, um Sie beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Ihres Passwortes nachzugehen. Für Anfragen zum Zurücksetzen des Passwortes bedarf es Ihrer E-Mail-Adresse, welche für den Nutzeraccount hinterlegt ist.

Die von Ihnen als Lizenznehmer eingegebenen Daten werden von uns verarbeitet und verwendet, um

  1. Ihre Berechtigung zur Verwaltung des Nutzeraccounts zu verifizieren;
  2. die Nutzung der App zu ermöglichen;
  3. die Nutzungsbedingungen der App sowie alle damit verbundenen Rechte und Pflichten durchzusetzen;
  4. mit Ihnen in Kontakt zu treten und
  5. Ihnen technische oder rechtliche Hinweise, Updates, Sicherheitsmeldungen oder andere Nachrichten, die etwa die Verwaltung der App betreffen, senden zu können.

Interaktion als Nutzer

Im Rahmen Nutzung der App können Sie diverse Informationen, Aufgaben und Aktivitäten rund um Ihr Auditmanagement eingeben, verwalten und bearbeiten. Diese Daten umfassen insbesondere:

  1. Allgemeiner App Zugriff Identifikationsdaten zur Nutzerverwaltung
  2. von Ihnen eingegebene Daten im Rahmen von Audits und Prüfungen, u.a. Kontaktdaten von Teilnehmern, Auditnotizen
  3. Protokolldaten zur Gewährleistung eines fehlerfreien Betriebs und aus Sicherheitsgründen

Technische Nutzungs- und Verlaufsdaten sowie Zugriffsberechtigungen

Mit der Installation unserer App werden die für die Inbetriebnahme erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet. Hierbei handelt es sich um diejenigen Daten, mit deren Erhebung Sie einverstanden waren, soweit Sie die entsprechenden Berechtigungen (wie z. B. Kamera) gegenüber dem jeweiligen Betreiber des App Stores auf Ihrem Endgerät einräumt haben. Im Rahmen der Nutzung unserer App werden die folgenden Daten verarbeitet

  • Kamera

Nachfolgend möchten wir Ihnen erläutern, welche Zugriffsberechtigungen für unsere App erforderlich sein können:

Technisch notwendige Zugriffsberechtigungen

Bestimmte Zugriffsberechtigungen sind technisch notwendig, damit unsere App funktionieren kann.

Android / iPadOS Version der App

Bei der Nutzung unserer App auf Endgeräten, die Android oder iPadOS als Betriebssystem verwenden, sind die folgenden Zugriffsberechtigungen technisch notwendig:

Speicherzugriff

Zum Lesen, Ändern oder Löschen der Daten, welche offline auf dem Endgerät gespeichert sind sowie um den Export der gespeicherten Daten zu ermöglichen.

Netzwerkzugriff

Zum Aufbau einer Verbindung zur Online-Datenbank über eine z. B. WLAN- Verbindung, um den Abruf der Informationen durch die App zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

Hinweis: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, wenn Sie unsere App vollumfänglich nutzen wollen. Die Nichtbereitstellung kann dazu führen, dass Sie unsere Services nur noch eingeschränkt nutzen können. Es erfolgt keine Speicherung der IP-Adresse oder anderer eindeutiger Kennungen Ihres mobilen Endgeräts.

Weitere Zugriffsberechtigungen

Darüber hinaus können Sie unserer App verschiedene Zugriffsberechtigungen erteilen, um den vollen Funktionsumfang unserer App zu nutzen:

Kamera

Die App bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Lizenzschlüssel über die im Endgerät integrierte Kamera einlesen zu lassen. Unsere App verarbeitet Ihre Kameradaten nur und erst dann, nachdem Sie dies in Ihren Geräteeinstellungen entsprechend freigegeben haben. Bei der Nutzung unserer App auf Android-Geräten, erfolgt Ihre Freigabe nach Bestätigung beim Download der App oder in Ihren Geräteeinstellungen. Bei der Nutzung unserer App auf Apple-Geräten erfolgt die Freigabe in einem Dialogfenster beim ersten Aufruf der App bzw. der konkreten Nutzung, sowie in Ihren Geräteeinstellungen. Wenn Sie den Zugriff auf diese Daten gestatten, wird die App nur auf Ihre Daten zugreifen und sie auf unseren Server übertragen, soweit es für die Erbringung der Funktionalität notwendig ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt beziehungsweise ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z. B. mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister gehören oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Website eingebunden sind. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer Daten ab.

Datenübermittlung innerhalb der Organisation: Wir können personenbezogene Daten an andere Abteilungen oder Einheiten innerhalb unserer Organisation übermitteln oder ihnen den Zugriff darauf gewähren. Sofern die Datenweitergabe zu administrativen Zwecken erfolgt, beruht sie auf unseren berechtigten unternehmerischen und betriebswirtschaftlichen Interessen oder erfolgt, sofern sie zur Erfüllung unserer vertragsbezogenen Verpflichtungen erforderlich ist beziehungsweise, wenn eine Einwilligung der Betroffenen oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Rechte der betroffenen Personen

Rechte der betroffenen Personen aus der DSGVO: Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

  • Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
  • Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
  • Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
  • Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
  • Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Beschwerde kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingelegt werden.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. 

In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die App zzgl. eines Zeitraumes von 30 Tagen. Spezifische Angaben in dieser Datenschutzerklärung oder rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten, insbesondere solcher, die wir aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bleiben unberührt.

Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörden

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Änderung und Aktualisierung

Durch die Weiterentwicklung der App oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. 

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Insoweit eine neue Datenschutzerklärung zur App veröffentlicht wird, erhalten die registrierten Lizenznehmer eine diesbezügliche Information an die hinterlegte E-Mail-Adresse.